Tuân thủ Bộ Quy tắc: biện pháp phòng ngừa

Bộ quy tắc kinh doanh sẽ chẳng khác gì mớ giấy lộn nếu không được thực thi. Các doanh nghiệp lớn có hệ thống kiểm toán và tuân thủ phức tạp nhưng điều đó lại là thứ vượt quá khả năng của nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, dù thế nào thì bạn cũng cần có hành động để kiểm soát doanh nghiệp. Dưới đây là các bước để thực hiện điều đó.

Thực hiện các biện pháp phòng ngừa

(1) Truyền đạt thông điệp tuân thủ từ cấp lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp

Thật khó để toàn bộ nhân viên tuân thủ quy tắc nếu họ cảm thấy rằng cấp lãnh đạo cao nhất không quyết tâm. Để thể hiện rõ thông điệp này, người lãnh đạo doanh nghiệp nên:

- Định kỳ tổ chức các buổi sinh hoạt/ thảo luận về đạo đức kinh doanh để lắng nghe, chia sẻ với nhân viên về tình huống họ gặp phải trong hoạt động kinh doanh và trao đổi về giải pháp tuân thủ;

- Tuân thủ nghiêm túc và thực hiện công khai, minh bạch về kết quả tuân thủ bộ quy tắc kinh doanh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

- Tận dụng cơ hội để tôn vinh những chuẩn mực ứng xử trong kinh doanh, qua đó thấy rõ thông điệp của lãnh đạo về bảo vệ Bộ quy tắc kinh doanh và cam kết kinh doanh liêm chính.

 (2) Phân công người phụ trách việc tuân thủ Bộ quy tắc

Nếu bạn có đủ nhân sự, bạn nên bổ nhiệm một người chịu trách nhiệm về tuân thủ Bộ quy tắc, là người có đủ điều kiện báo cáo trực tiếp lên người quản lý cao nhất trong doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, vị trí này thường được kiêm nhiệm. Người kiêm nhiệm không cần phải có kiến thức pháp lý sâu sắc, mà chỉ cần được toàn bộ nhân viên tin tưởng. Người phụ trách tuân thủ nên là người hướng dẫn chứ không phải người bắt lỗi người khác. Toàn bộ nhân viên phải ý thức được rằng chức vụ này được tạo ra để thúc đẩy kinh doanh chứ không phải rào cản kinh doanh.

(3) Xây dựng quy định rõ ràng về việc sử dụng quỹ của doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp của bạn, những nơi có rủi ro tham nhũng cao nhất thường có liên quan đến một số loại giao dịch sau:

- Những người có tiếp xúc trực tiếp, gần gũi nhất với giám đốc/người phụ trách mua sắm và giám đốc/người phụ trách bán hàng của các doanh nghiệp khác.

- Những người có tiếp xúc thường xuyên với các quan chức chính phủ đảm trách nhiệm vụ mua sắm công, cấp phép hay uỷ quyền.

- Những người tạm ứng, thanh toán, quyết toán hoặc nhận tiền, đặc biệt là tiền mặt.

Để hạn chế phát sinh rủi ro tham nhũng, một số quy tắc đơn giản nhưng có hiệu quả lâu dài sau đây cần được doanh nghiệp cân nhắc áp dụng:

- Tất cả các khoản thanh toán không bằng phương thức điện tử phải được sao lưu kèm theo chứng từ.

- Tất cả các giao dịch rút tiền mặt phải được ghi chép và ký xác nhận.

- Phải giới hạn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp và xác định hạn mức chi tiền mặt.

- Quy định loại hàng hóa nào được mua bằng quỹ công ty.

- Hạn chế ứng tiền cho nhân viên chi tiêu việc riêng.

- Tất cả các khoản thanh toán vượt trần cần phải có ít nhất hai người ký.

- Trước khi mua sắm bất kỳ thứ gì, bạn nên tham khảo giá từ nhiều nhà cung cấp.


(4) Hiểu rõ khách hàng, nhà cung cấp và đối tác trong hoạt động kinh doanh

Phải tìm hiểu thông tin về khách hàng, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Cách đơn giản nhất là tìm kiếm trên mạng internet. Dù sao, khi tìm hiểu về họ, bạn phải quan tâm tới tình hình tài chính, uy tín, vấn đề họ gặp phải trên thị trường và ai là chủ sở hữu của họ. Đối với doanh nghiệp mà bạn có giao dịch lớn hay chuẩn bị thực hiện một thỏa thuận rất lớn, chẳng hạn như mua lại hay sáp nhập, bạn có thể cân nhắc việc thuê chuyên gia bên ngoài rà soát đặc biệt.

(5) Hiểu rõ nhân viên

Khi doanh nghiệp đạt đến một quy mô nhất định, bạn sẽ phải thuê người ngoài. Khi đó mối quan tâm của bạn và của họ có phần khác nhau. Bạn quan tâm đến doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp và lợi ích có thể thu về qua hoạt động kinh doanh. Trong khi đó người được thuê quan tâm đến tối ưu hóa lợi ích có được từ vị trí được thuê. 

ĐĂNG KÝ NHẬN BỘ CÔNG CỤ
Để có thông tin đầy đủ về Bộ công cụ hướng dẫn Doanh nghiệp nhỏ và vừa phòng, ngừa tham nhũng. Bạn vui lòng điền đầy đủ thông tin và nhấn vào nút ĐĂNG KÝ
Bình luận bài viết (0)

Đối tác

2
3
4
5
6
7
8