Xây dựng Bộ quy tắc ứng xử trong kinh doanh

Sau khi xác định và phân tích được rủi ro, bạn phải kiểm soát những rủi ro này. Bước đầu tiên bạn cần làm là thiết lập quy tắc rõ ràng áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. Bạn cần có một Bộ quy tắc ứng xử trong kinh doanh hay đạo đức nghề nghiệp (gọi tắt là Bộ Quy tắc kinh doanh).

Quy tắc ứng xử trong kinh doanh sẽ làm nổi bật các giá trị và nguyên tắc mà doanh nghiệp cần phải duy trì. Bộ quy tắc này được áp dụng cho toàn bộ cán bộ và nhân viên, chỉ rõ những hành vi được chấp nhận hoặc không được chấp nhận khi ra quyết định, tiến hành giao dịch thương mại và thực hiện tất cả các hoạt động kinh doanh khác trong và ngoài doanh nghiệp.

Bộ quy tắc sẽ chỉ dẫn cán bộ quản lý và nhân viên về:

- Các giá trị và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp

- Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận

- Các bước hành động (ứng xử) trong hoàn cảnh gặp tình huống rủi ro tham nhũng

- Cách thức và quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể

- Khen thưởng khi tuân thủ tốt và hình phạt khi vi phạm

Làm thế nào để tôi có thể xây dựng Bộ quy tắc kinh doanh?

Có rất nhiều bộ quy tắc kinh doanh có sẵn phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể hỏi một trong những doanh nghiệp nước ngoài là đối tác kinh doanh của bạn chia sẻ bộ quy tắc kinh doanh của họ? Các bạn có thể tìm hiểu thêm trong mục Tài liệu.

Tuy nhiên, bạn không nên áp dụng nguyên xi một bộ quy tắc có sẵn. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa từng có bộ quy tắc kinh doanh nào thì bạn có thể cân nhắc tham khảo ý kiến của cán bộ và nhân viên. Điều này sẽ khiến họ cảm thấy có trách nhiệm hơn khi tuân thủ bộ quy tắc do bạn ban hành.

Bộ quy tắc kinh doanh phải được truyền đạt rõ ràng và đầy đủ đến toàn bộ cán bộ và nhân viên. Các doanh nghiệp lớn hơn thường tổ chức các khóa đào tạo thường niên cho nhân viên và yêu cầu họ ký vào bộ quy tắc hàng năm. Một số doanh nghiệp thậm chí còn in các quy tắc cơ bản tại cửa ra vào dành cho nhân viên. Điều này cũng tương tự như việc buộc họ đọc thuộc bộ quy tắc hằng ngày khi họ bước vào văn phòng làm việc và tự nhủ mình phải tuân thủ nghiêm túc.

Ngoài việc phổ biến, áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp, Bộ quy tắc kinh doanh cần được chuyển tải tới các đối tác kinh doanh, nhà cung cấp, khách hàng để đảm bảo rằng bất kỳ giao dịch liên quan đến doanh nghiệp của bạn đều theo chuẩn mực đạo đức. Điều này sẽ có lợi cho bạn cùng nhiều khách hàng và đối tác kinh doanh, và trong một số trường hợp, bạn có thể giành được lợi thế cạnh tranh, đặc biệt là khi tiếp cận thị trường quốc tế.

Yêu cầu chung đối với bộ quy tắc kinh doanh:

Để đảm bảo tính hiệu quả khi áp dụng, Bộ quy tắc cần được trình bày một cách ngắn gọn và xúc tích. Không gì có thể đảm bảo rằng tất cả nhân viên sẽ tuân thủ đầy đủ các quy tắc, nhưng đây là một cách để họ nhận thức được chính sách trọng tâm của doanh nghiệp và có mức cam kết mạnh mẽ, nghiêm túc của lãnh đạo. Xử lý vi phạm là một nội dung đặc biệt quan trọng của bộ quy tắc kinh doanh. Ở đây, bạn cần phải làm rõ hậu quả nếu không coi trọng các quy tắc đã đề ra. Đồng thời, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên hiểu rằng họ sẽ không bị phạt nếu không thể bán hàng hay bị mất hợp đồng vì họ từ chối hành vi tham nhũng. Những yêu cầu cơ bản của một bộ quy tắc kinh doanh bao gồm:

- Sử dụng ngôn ngữ tích cực hay có tính bao hàm như “chúng ta” hay “của chúng ta”

- Đảm bảo bộ quy tắc là rõ ràng, súc tích và sử dụng văn phong thân thuộc, dễ hiểu, dễ nhớ

- Tránh tạo ra bộ quy tắc giống như một danh sách liệt kê những hành vi cấm đoán nhân viên

- Đảm bảo bộ quy tắc được trình bày khoa học và chi tiết

- Cung cấp tài liệu tham khảo giải thích chi tiết yêu cầu hoặc chỉ dẫn tới các chính sách cụ thể

Các nội dung chính của một bộ quy tắc kinh doanh:

- Thông điệp cá nhân của lãnh đạo cao nhất về cam kết liêm chính của doanh nghiệp

- Lý do doanh nghiệp cần bộ quy tắc kinh doanh

- Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh/định hướng chiến lược

- Phạm vi ứng xử:

Hành vi cá nhân: Giải thích cách doanh nghiệp muốn các nhân viên trong ứng xử

Hành vi gian lận hoặc tham nhũng: Vạch ra ranh giới rõ ràng giữa những gì được chấp nhận và không được chấp nhận

Sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp: Trình bày cách bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm cả lưu trữ hồ sơ, sử dụng thông tin, sở hữu trí tuệ và bảo mật

Xung đột lợi ích, quà tặng và lợi ích: Giải thích cách xử lý quà tặng và các tình huống không rõ ràng khác (khi có mâu thuẫn giữa lợi ích chung và lợi ích cá nhân)

Báo cáo hành vi có dấu hiệu vi phạm Bộ quy tắc: Quy định rõ trình tự, thủ tục báo cáo, tiếp nhận báo cáo hành vi có dấu hiệu vi phạm quy tắc ứng xử

Xử lý vi phạm Bộ quy tắc: Quy định rõ về thẩm quyền, quy trình và hình thức xử lý hành vi vi phạm quy tắc ứng xử

Địa chỉ khi cần tư vấn: Cung cấp thông tin về phương thức, địa chỉ tư vấn khi phát sinh tình huống cần hỏi trong tuân thủ quy tắc ứng xử

Sửa đổi, bổ sung Bộ quy tắc: Nêu rõ về dự kiến thời gian định kỳ hoặc khi có yêu cầu, căn cứ sửa đổi, bổ sung/ cập nhật bộ quy tắc kinh doanh

ĐĂNG KÝ NHẬN BỘ CÔNG CỤ
Để có thông tin đầy đủ về Bộ công cụ hướng dẫn Doanh nghiệp nhỏ và vừa phòng, ngừa tham nhũng. Bạn vui lòng điền đầy đủ thông tin và nhấn vào nút ĐĂNG KÝ
Bình luận bài viết (1)
  • Thanh Thanh
    Đúng CoC rất tốt cho doanh nghiệp, thực tế các FDI đã áp dụng từ lâu và có hiệu quả rõ rệt. Khi tuyển dụng nhân viên mới, họ đào tạo rất chi tiết và lặp đi lặp lại thường xuyên để mọi người thấm được giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
    10 tháng trước

Đối tác

2
3
4
5
6
7
8