Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy tắc ứng xử?
Có thể nói, việc xây dựng bộ quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp là điều nên làm. Một doanh nghiệp muốn kiến tạo, duy trì và quản trị văn hóa ứng xử nơi công cộng có hiệu quả và bền vững nhất định phải có một giải pháp hệ thống, căn cơ, có hiệu lực cao và được cộng đồng chấp nhận một cách tự giác. Quy tắc ứng xử là một công cụ cần thiết của cách tiếp cận và giải pháp như vậy.
Bộ quy tắc ứng xử là một văn bản có hệ thống các nguyên tắc và các hành vi chuẩn mực mà tổ chức khuyến khích thành viên nên làm, đồng thời nêu ra các hành vi cần phòng tránh, không được làm.
Bộ quy tắc này chính là nền tảng tinh thần, sứ mệnh, các giá trị cốt lõi và các chuẩn mực đạo đức tổ chức, doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp định hướng, quản lý con người bằng các quy chuẩn đạo đức và các giá trị văn hóa, mà còn có sự liên thông, liên kết với các văn bản pháp lý có các chế tài xử phạt.
Nó là công cụ giúp quản lý, định hướng lối sống và phong cách hành xử có văn hóa của một cộng đồng, tổ chức và xã hội. Đặc biệt, bộ quy tắc ứng xử này cũng giúp các doanh nghiệp có thể tránh khỏi những rủi ro đáng tiếc có thể gặp phải đặc biệt là các rủi ro về tham nhũng trong doanh nghiệp.
Những quy tắc ứng xử được đưa ra cũng chính là chất keo gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp. Nó giúp mọi người thống nhất về cách hiểu vấn đề, đánh giá, lựa chọn và định hướng hành động. Khi nhân viên phải đối mặt với xu hướng xung đột lẫn nhau, chính bộ quy tắc ứng xử này là yếu tố giúp mọi người hòa nhập và thống nhất.
Tham khảo thêm:
Tác hại của tham nhũng
Nội dung của bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp
Trong bộ quy tắc ứng xử, bạn nên có đầy đủ những nội dung sau:
- Thông điệp cá nhân của lãnh đạo cao nhất về cam kết liêm chính của doanh nghiệp
- Lý do doanh nghiệp cần bộ quy tắc kinh doanh
- Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh/định hướng chiến lược
- Giá trị và nguyên tắc kinh doanh của doanh nghiệp
- Hành vi được chấp nhận và không được chấp nhận
- Các bước hành động trong hoàn cảnh gặp tình huống rủi ro tham nhũng
- Cách thức và quy trình tìm kiếm chỉ dẫn hoặc giải pháp cụ thể; địa chỉ khi cần tư vấn.
- Các hình thức khen thưởng khi tuân thủ tốt và hình phạt khi vi phạm
Đọc thêm:
Luật phòng chống tham nhũng và những điều cần biết
Xây dựng Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp như thế nào?
Có rất nhiều Bộ quy tắc kinh doanh có sẵn phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn. Bạn cũng có thể tham khảo một số bộ quy tắc kinh doanh có sẵn. Tuy nhiên, có một điều bạn cần lưu ý là không nên áp dụng nguyên xi một bộ quy tắc có sẵn. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa từng có bộ quy tắc kinh doanh nào thì bạn có thể cân nhắc việc tham khảo ý kiến của các cán bộ và nhân viên của mình. Khi bạn hỏi ý kiến của họ, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn khi tuân thủ bộ quy tắc mà bạn ban hành.
Bạn nên nhớ, Bộ quy tắc ứng xử phải được truyền đạt một cách rõ ràng và đầy đủ đến toàn bộ cán bộ và nhân viên. Những doanh nghiệp lớn thường tổ chức các khóa đào tạo thường niên cho nhân viên và yêu cầu họ ký vào bộ quy tắc hàng năm.
Ngoài việc phổ biến, áp dụng trong doanh nghiệp của mình, Bộ quy tắc ứng xử này cũng nên được chuyển tải tới các đối tác kinh doanh, các nhà cung cấp và khách hàng để đảm bảo rằng bất kỳ giao dịch liên quan nào cũng đều tuân theo các quy tắc mà doanh nghiệp bạn đưa ra. Điều này thực sự có lợi cho bạn cũng như khách hàng và đối tác kinh doanh của bạn. Trong một số trường hợp nhất định, bạn có thể giành được lợi thế cạnh tranh lớn, đặc biệt là khi tiếp cận với thị trường quốc tế.
Xem thêm:
Quản lý tuân thủ
Yêu cầu đối với Bộ quy tắc trong kinh doanh
Chúng ta không thể chắc chắn được rằng tất cả nhân viên sẽ tuân thủ đầy đủ các quy tắc, nhưng Bộ quy tắc ứng xử trong kinh doanh là cách để họ nhận thức được chính sách trọng tâm của doanh nghiệp cũng như mức cam kết mạnh mẽ, nghiêm túc của bộ máy lãnh đạo. Vì vậy, để đảm bảo tính hiệu quả khi áp dụng, Bộ quy tắc này cần đảm bảo những yếu tố sau:
- Trình bày ngắn gọn, xúc tích nhưng phải đầy đủ, chi tiết, khoa học; văn phong thân thuộc, dễ hiểu, dễ nhớ
- Ngôn ngữ tích cực, có tính bao hàm như “chúng ta”, “của chúng ta”- điều này thể hiện rằng, tất cả những thành viên của doanh nghiệp (từ lãnh đạo đến nhân viên) đều phải thực hiện đúng với những quy tắc đã được đề ra mà không phải chỉ nhân viên cần thực hiện.
- Không nên tạo ra Bộ quy tắc với một danh sách liệt kê những hành vi cấm đoán
- Cung cấp các tài liệu tham khảo giải thích chi tiết yêu cầu hoặc những chính sách cụ thể.
Một Bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp cần được xây dựng ngay từ những ngày đầu doanh nghiệp mới đi vào hoạt động. Nhưng tùy theo đặc thù ngành nghề cũng như quy mô tổ chức, doanh nghiệp cần nghiên cứu, tính toán kỹ xem nên áp dụng cái nào trước, cái nào sau, cái nào mạnh, cái nào yếu. Vấn đề quan trọng nhất trong việc xây dựng và thực hiện những quy chuẩn đạo đức được đề ra là ý thức thực hiện của chủ doanh nghiệp, sau đó là cách thực hiện. Một doanh nghiệp chỉ có thể thực sự hoạt động hiệu quả, bền lâu khi có một Bộ quy tắc ứng xử khoa học, hợp lý để tránh khỏi những rủi ro có thể phải đối mặt nếu không có những quy chuẩn chung.
Nguồn: Tổng hợp
