Xây dựng quy tắc ứng xử – Kinh doanh liêm chính

Bộ công cụ

Hướng dẫn doanh nghiệp tiếp cận cách thức phòng ngừa tham nhũng trong kinh doanh

Tầm quan trọng của bộ quy tắc ứng xử

Là công cụ để tổ chức hướng dẫn người lao động ứng xử thế nào cho đúng trong trường hợp có những nghi ngờ hoặc lúng túng. Người sử dụng có thể coi bộ QTƯX là tài liệu tham chiếu và chỉ dẫn có tác dụng hỗ trợ cho hoạt động ra quyết định hằng ngày của họ.
Là tài liệu tham chiếu làm sáng tỏ nhiệm vụ, giá trị và nguyên tắc của doanh nghiệp, kết nối những yếu tố này với tiêu chuẩn hành xử nghề nghiệp. Với tư cách là một tài liệu tham chiếu, bộ QTƯX cũng có thể được sử dụng để phân bổ những tài liệu, dịch vụ và những nguồn nhân lực có liên quan đến vấn đề đạo đức trong phạm vi doanh nghiệp.
Là tuyên ngôn để tổ chức thể hiện họ hoạt động theo giá trị và chuẩn mực đã công bố. Một bộ quy tắc được thiết kế và soạn thảo tốt có thể được sử dụng như một công cụ giao tiếp và công cụ này phản ánh bản thỏa ước của tổ chức về những giá trị mà doanh nghiệp coi trọng nhất.
Bộ quy tắc ứng xử giúp tạo lập niềm tin tưởng, sự tự tin trong công chúng và xã hội trên phương diện đạo đức.
Định hướng các hành vi và quyết định trong doanh nghiệp.
Đảm bảo tính trách nhiệm, liêm chính của các quyết định quản lý, kinh doanh trong doanh nghiệp và với các đối tác liên quan.
Làm nền tảng chuẩn mực để tất cả thành viên doanh nghiệp đối chiếu và áp dụng vào các công việc cụ thể của họ.
Chuyển tải được giá trị, cam kết, hình ảnh tích cực của doanh nghiệp đến khách hàng, đối tác, xã hội.

Trong phạm vi này, bộ quy tắc ứng xử được hiểu:

“Là những nguyên tắc và tiêu chuẩn hành vi được doanh nghiệp thống nhất ban hành sử dụng nhằm đảm bảo thực hiện giá trị cốt lõi của doanh nghiệp; phòng tránh các sai phạm trong đạo đức nghề nghiệp và đạo đức kinh doanh; và thúc đẩy tinh thần kinh doanh công bằng, có trách nhiệm”.

Xây dựng, thiết lập một bộ quy tắc ứng xử

Có rất nhiều cách để xây dựng một bộ quy tắc ứng xử, tuy nhiên những chỉ dẫn dưới đây các cơ quan chính phủ, doanh nghiệp tư nhân thuộc mọi quy mô cũng có thể áp dụng được.

Yêu cầu chung đối với bộ quy tắc ứng xử:

Sử dụng ngôn ngữ tích cực hay có tính bao hàm như “chúng tôi” hay “của chúng tôi”.
Đảm bảo bộ quy tắc rõ ràng, súc tích và sử dụng ngôn ngữ đơn giản dễ hiểu.
Tránh tạo ra bộ quy tắc giống như một danh sách liệt kê những hành vi nghiêm cấm nhân viên.
Đảm bảo bộ quy tắc được trình bày khoa học và chi tiết.
Cung cấp tài liệu tham khảo giải thích chi tiết yêu cầu hoặc đường dẫn tới các chính sách cụ thể.

Các yếu tố chính cần đưa vào bộ quy tắc ứng xử:

Thông điệp cá nhân của người quản lý cao nhất về cam kết của doanh nghiệp.
Lý do doanh nghiệp cần bộ quy tắc ứng xử.
Các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh/định hướng chiến lược.
Phạm vi ứng xử:
- Hành vi cá nhân – giải thích cách doanh nghiệp muốn các nhân viên trong ứng xử.
- Hành vi gian lận hoặc tham nhũng – vạch ra ranh giới rõ ràng giữa những gì được chấp nhận và không được chấp nhận.
- Sử dụng các nguồn lực doanh nghiệp – trình bày cách bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm cả lưu trữ hồ sơ, sử dụng thông tin, sở hữu trí tuệ và bảo mật.
Xung đột lợi ích, quà tặng và lợi ích: Giải thích cách xử lý quà tặng và các tình huống không rõ ràng khác (khi có mâu thuẫn giữa lợi ích chung và lợi ích cá nhân).
Báo cáo hành vi có dấu hiệu vi phạm bộ quy tắc: Quy định rõ trình tự, thủ tục báo cáo, tiếp nhận báo cáo hành vi có dấu hiệu vi phạm quy tắc ứng xử.
Xử lý vi phạm bộ quy tắc ứng xử: Quy định rõ về thẩm quyền, quy trình và hình thức xử lý hành vi vi phạm quy tắc ứng xử.
Địa chỉ khi cần tư vấn: Cung cấp thông tin về phương thức, địa chỉ tư vấn khi phát sinh tình huống cần hỏi trong tuân thủ quy tắc ứng xử.
Sửa đổi, bổ sung/cập nhật bộ quy tắc ứng xử: Nêu rõ về dự kiến thời gian định kỳ hoặc khi có yêu cầu, căn cứ sửa đổi, bổ sung/ cập nhật bộ quy tắc ứng xử.