Không phải ai cũng biết được rằng hành vi mình đang thực hiện là hành vi tham ô, hối lộ vì cho rằng đó chỉ là thông lệ, là thói quen và là văn hóa trong kinh doanh. Vấn đề tham nhũng sẽ nảy sinh khi bạn nhận được những lợi ích từ những hành vi sau:

Quà tặng và chiêu đãi:

Tặng quà là một thực tế được chấp nhận tại hầu hết các quốc gia nhưng nó cũng có nguy cơ bị lạm dụng và được dùng để mở đường cho một sự hối lộ lớn hơn.

Một quà tặng đắt tiền hoặc việc mời giải trí xa hoa có thể được hiểu như một hình thức hối lộ theo luật pháp địa phương, nhưng là một hình thức hối lộ kín đáo hơn tiền mặt, với mục đích đạt được các lợi thế kinh doanh không đúng đắn và có thể là khởi đầu cho các hành vi hối lộ nghiêm trọng hơn. Tuy nhiên, các món quà tặng hợp lý và hình thức tiếp khách cởi mở trong một quá trình làm ăn bình thường với mục đích tăng cường quan hệ tốt và để kỷ niệm các dịp đặc biệt thì không bị coi là hối lộ.

Tuy nhiên, khi quà tặng và những bữa tiệc chiêu đãi có tác động đến quyết định kinh tế và theo chiều hướng có lợi cho bạn, thì tình huống này chứng tỏ bạn đang thực hiện hành vi cạnh tranh không lành mạnh.  

Nên xây dựng một “Chính sách tặng quà” rõ ràng trong Bộ quy tắc ứng xử của doanh nghiệp. Chính sách này giúp bạn xác định được những món quà nào là phù hợp, món quà nào không phù hợp và hay có vấn đề.

Khi có đề xuất về việc nhận quà hay tặng quà từ phía nhân viên, bạn cần đặt ra những câu hỏi sau:

• Việc tặng quà, nhận quà đó có trái với quy định của pháp luật hoặc quy định của đối tác hay không?
• Món quà đó có ảnh hưởng tới tính khách quan khi ra quyết định của người nhận quà hay không?
• Món quà đó có tạo tiền lệ trong doanh nghiệp bạn rằng món quà đó là phù hợp chứ không có vấn đề hay không?
• Món quà đó có thể được coi là hối lộ trong mắt người ngoài doanh nghiệp hay không?

Đóng góp từ thiện, tài trợ sự kiện

Hối lộ có thể được che đậy dưới nhiều hình thức như đóng góp từ thiện. Nếu hoạt động từ thiện và tài trợ ảnh hưởng tới quá nhiều quyết định thì sẽ bị coi là hình thức “hối lộ trá hình”. Hoạt động này có thể giúp tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp, nhưng bạn nên chắc chắn rằng điều này không liên quan đến các hợp đồng kinh doanh để tránh bị quy kết thành hành vi hối lộ.

Các khoản “bôi trơn”

Các khoản “bôi trơn” thường là bất hợp pháp. Đó là những khoản tiền nhỏ được bên cung cấp dịch vụ yêu cầu để “thúc đẩy nhanh” dịch vụ mà doanh nghiệp hoặc cá nhân hay tổ chức đương nhiên được hưởng, ví dụ như khi xin cấp visa, cấp sổ đỏ quyền sở hữu nhà đất…Tương tự, đó có thể là những khoản tiền đút lót mà doanh nghiệp đưa cho cán bộ hải quan, xuất nhập cảnh và các quan chức khác để “không phải xếp hàng” hoặc để “làm nhanh” dịch vụ và giấy phép. Dù là hình thức gì đi nữa thì những khoản tiền này cũng không hợp lệ. Sự khác nhau giữa các khoản “bôi trơn” và các khoản thanh toán cho dịch vụ nhanh hơn, như dịch vụ chuyển phát hạng nhất, ở chỗ một dịch vụ hợp pháp bao giờ cũng được quảng cáo với một mức phí định trước, áp dụng cho tất cả mọi người, được thanh toán một cách minh bạch cho một tổ chức và có biên nhận.

Trong trường hợp cơ quan có thẩm quyền có quy định rõ ràng về khoản phí này để cung cấp dịch vụ nhanh chóng, thuận tiện hơn với minh chứng rõ ràng thì chi phí phát sinh ngoài sẽ không bị quy kết là hối lộ. Nhưng nếu khoản chi này nằm ngoài quy định của chính sách, pháp luật, không được niêm yết công khai thì đây được coi là một khoản hối lộ.

Xung đột lợi ích

Xung đột lợi ích là khi lợi ích hoặc mối quan hệ cá nhân được đặt lên trên lợi ích doanh nghiệp. Xung đột lợi ích có thể bóp méo các nhận định và dẫn tới hành động không trung thực và không minh bạch. Điều này đôi khi dẫn tới tình huống trong đó cá nhân hành xử trái với khả năng nhận định tốt của họ, thực hiện việc trao và nhận các lợi ích ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Ngay cả khi không có các hành động lạm dụng, xung đột lợi ích vẫn có thể được coi là các hoạt động tham nhũng. Điều này gây tổn hại cũng giống như khi có hành động lạm dụng thực tế vậy.

Nói cách khác, xung đột lợi ích phát sinh khi một cán bộ, nhân viên công ty có hành động hoặc có lợi ích khiến họ rơi vào thế khó xử khi thực hiện công việc được giao. Ví dụ:

• Cán bộ phụ trách mua sắm của doanh nghiệp bạn trao hợp đồng cung cấp hàng hoá cho thành viên gia đình mặc dù với giá đắt hơn hay có chất lượng kém hơn so với nhà cung cấp khác.
• Nhân viên của bạn làm thêm cho doanh nghiệp khác hoặc nhận được bồi dưỡng từ nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh, và điều này chi phối quyết định có liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp bạn.
• Lãnh đạo bộ phận nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp bạn bán thông tin độc quyền và tài sản trí tuệ của doanh nghiệp người khác để thu lợi cá nhân.
• Giám đốc tài chính của doanh nghiệp bạn là thành viên Hội đồng quản trị của doanh nghiệp là đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp bạn.
• Giám đốc bán hàng của doanh nghiệp bạn có quan hệ chặt chẽ với lãnh đạo Ban quản lý dự án (Bộ phận quản lý đấu thầu) của địa phương/ bộ, ngành.

Để tránh nguy cơ xung đột lợi ích, bạn nên quy định rõ ràng các nội dung cần thiết sau trong Bộ quy tắc ứng xử trong kinh doanh của công ty:

• Các tình huống xung đột lợi ích và cách hành vi bị nghiêm cấm (mô tả tình huống và hành vi vi phạm).
• Nghĩa vụ báo cáo và phòng tránh xung đột lợi ích (nghĩa vụ báo cáo, từ chối thực hiện nhiệm vụ).
• Quy trình tiếp nhận, xử lý thông tin về xung đột lợi ích (biểu mẫu kê khai, hình thức báo cao và tiếp nhận báo cáo).
• Các biện pháp được áp dụng khi có tình huống xung đột lợi ích (như từ chối không thực hiện, tạm thời chuyển vị trí công tác hoặc xử lý khi có vi phạm).